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書類処分にヤマトの機密文書リサイクルサービスを使ってみた!!

      2016/03/07

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「会社にある大量の重要書類を処分したいんだけど・・・。」

とお考えではありませんか?

 

個人事業、法人に関わらず、商売や会社をしていると、個人情報の入った書類や会社の資料などの機密文書がどうしても溜まってきます。

 

その都度シュレッダーで処分している分には良いですが、数年の保存義務のある書類や帳票などもありますので、ダンボールに何箱も溜まってしまうということもありますよね。

あるいは事務所の移転に合わせて、大量に処分したいという場合もあるかもしれません。

 

そんなときに利用したいのが、企業の提供する『機密文書のリサイクルサービス』です。

当然有料とはなりますが、書類を裁断、または薬液による溶解処理を行い、再生紙へとリサイクルしてくれるサービスです。

 

これらの有料サービスを提供する企業はいくつかありますが、今回ぼくはヤマト運輸(クロネコヤマト)が提供している『機密文書リサイクルサービス』というものを利用してみました。

 

今回はその機密文書リサイクルサービスを利用する際の流れや使い方、また、実際に利用してみて感じたことなどを記事にまとめていますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

それでは行ってみましょう!


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機密文書リサイクルサービスとは?

 

書類 処分 ヤマト

機密文書リサイクルサービスとは、個人情報や社内情報の入った機密文書を、他人の目に触れること(情報漏えい)を避けて安全確実に処分することができる有料サービスです。

廃棄物回収業者や製紙業者など、いくつかの企業がこういったサービスを提供していますが、業者によって処分の方法や費用はまちまちです。

 

 

業者の選び方は?

今回ぼくがヤマト運輸の機密文書リサイクルサービスを利用したのは以下のような理由からです。

 

・以前から月締め契約をしていたこと。
・ダンボール1個からOK。
・全国で利用が可能。
・溶解処理後証明書がもらえる。
・料金面。

 

・以前から月締め契約をしていたこと。

宅急便の未収契約(月締め)があれば、個人事業主でも法人でも利用が可能です。ぼくは個人事業主として以前から運送契約がありましたので、すぐに利用することができました。

会社ですでに運送契約があれば利用しやすいですが、ない場合でも処分したい書類の量や頻度を伝えれば相談に乗ってくれます。

 

・ダンボール1個からOK。

今回ぼくが利用したのもダンボール1箱分でした。業者によっては引き取りは何箱からと決められていたり、料金が割高になる場合がありますので、これもポイントです。

 

・全国で利用が可能。

実は他の業者にも良いなと思うサービスがあったんですが、関東限定など、回収地域が限定されていることが多く、ぼくの住む田舎ではやはり対応できる業者が限られてきますので、全国取り扱い可なのはうれしいです。

ただ、お住まいの地域に対応できる業者が複数あれば、ぜひ比べて検討してみるべきだと思います。

 

・溶解処理後証明書がもらえる。

「確実に処理が終わりましたよ」という証明書が発行されます。ヤマト運輸は運送会社のため、実際の溶解処理は提携業者が行いますが、処理を行った業者の名前などが入った溶解処理完了証明書が後日送られてきます。

もちろん独自に回収、溶解処理、証明書の発行などを行っている業者もあります。

ぼくの場合そのような業者が近くに無いんですよね・・・。

 

いずれにしても、処理が完了したという証明書が発行されるのは安心感があります。また、万が一情報の漏えいなどが起こってしまった際にも保証があるかどうか、これもポイントですね。

 

・料金面。

やはり最終的にはここがポイントですね。いくつかの業者の価格を比較した結果、相場は1500円~4000円程度(1箱)といったところです。

ちなみに今回利用したヤマト運輸のサービスは1847円(税込・送料、専用箱込み)でした。A4書類が横に2つ並ぶ大きさの箱で高さが28cmありますので、およそ5000枚くらいの書類なら1箱でしっかり収まります。

業者によっては処理料は安く見えても、送料や専用の箱代がかかることがありますので、ここもチェックですね。

 

以上を総合的に判断して決めました。

それでは実際の申し込み手順について見ていきましょう。


          

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どうやって申し込むの?使い方は?

書類 処分 ヤマト

ヤマト運輸と運送契約のある事業所であれば、ドライバーさんに『機密文書リサイクルサービス申込書』をもってきてもらいましょう。

運送契約が無い場合は、主に機密文書リサイクルサービスを利用したいという旨を伝えれば、見積書などを用意してくれます。

 

申込書には、事業所名、所在地、連絡先などを記入します。

2日~3日後くらいで、専用BOX(たて32cm×よこ44cm×高さ28cm)をもってきてくれますので、あとはその箱に書類をドサッと詰めていくだけです。

このとき、ホッチキスやクリップが付いたままでもOKというのは助かりました。ホッチキスの芯を外す作業って地味に面倒なんですよね。

ちなみにフロッピーディスクやCD、雑誌や新聞紙などは入れられませんので注意してください。

 

専用BOXに詰め終わったら、いつものように集荷に来てもらい、後は発送してもらうだけです。この際も、専用BOXには封印がなされ、ドライバーさんの割り印が押され、溶解処理されるまで開封しないという誓約がされます。

 

ぼくの場合、発送から3日ほどで登録したメールに、溶解処理完了のお知らせが来ました。そのさらに3日ほどで、溶解完了証明書が届きました。

書類 処分 ヤマト

ここまでくればもう安心ですね。

処分に困っていたあの大量の書類が片付いて、気分がすっきりしました。

 

おわりに

書類のような紙の処分って一見簡単のように思いますが、大量にある、さらにそれが外部に漏れてはいけない情報が入った書類となると、処分は大変ですよね。

ぼくもこれからはあまり溜めないようにしようとは思いますが、どうしても増えた保存書類を処分する際には、またこういった有料サービスを利用しようと思います。

 

もしあなたも現在このような機密文書の処分でお困りでしたら、今回の記事を参考に信頼できる業者を探してみてくださいね!

 

ちなみにぼくが、何とか無料で処分できないかと足掻いた様はこちらの記事で書いています。個人で書類を処分したいという方にも参考になると思いますので、読んでみてくださいね!^^

書類を大量に処分したい時におすすめの方法はこれ!!

 

 

それでは今回はこの辺りで。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

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